Au cours des deux dernières années, le processus d'achat classique a évolué de manière presque imperceptible. Stimulé par la vision circulaire, le principe du device-as-a-service gagne en popularité et a un impact sur la façon dont les organisations achètent leurs équipements. Commençons par la bonne nouvelle : les acheteurs pensent moins en termes de spécifications et commencent à décrire leurs besoins en termes fonctionnels. A bas les longs cahiers de charge!
Dans le secteur de l'informatique, il est presque normal que le fournisseur donne des conseils sur le matériel et les logiciels qui conviennent à l'objectif visé par le client. Mais dans le passé, les acheteurs donnaient également beaucoup de détails sur les produits qu'ils souhaitaient acheter ou une description le plus complète possible de la solution souhaitée.
Aujourd'hui, leurs organisations doivent réagir plus rapidement aux nouvelles circonstances, il suffit de penser à la crise actuelle du corona. Par conséquent, leurs besoins fluctuent également et ils ne peuvent plus se contenter de copier les spécifications précédentes.
Sommaire
Plus de confiance dans la connaissance du marché
Les fournisseurs reçoivent moins de détails techniques qu'auparavant. Ils doivent se contenter d'une bonne description de ce dont leur solution innovante a besoin pour satisfaire les acheteurs. L'acheteur n'indique plus ce qu'il veut, mais ce dont il a besoin.
Une autre raison importante pour une approche plus fonctionnelle est que les acheteurs d'aujourd'hui, en raison de leur position plus stratégique dans l'organisation, sont également responsables des matériaux et des produits qu'ils appliquent.
Cela signifie que, dès la phase de préparation, ils examinent les possibilités de post-utilisation dans leur organisation - ils veulent de la transparence sur les prochaines boucles de leurs produits.
Lier l'achat à un contrat de déchets standard appartient au passé.
Pas un prix pour un usage unique mais un coût total
Finalement, l'accent mis uniquement sur le prix est également devenu obsolète. Dans le secteur public en particulier, cet élément a presque disparu de la législation sur les marchés publics.
De plus en plus, les marchés publics prennent en compte le coût total ou le coût du cycle de vie sur une période d'utilisation complète.
Pour toutes ces raisons, la spécification fonctionnelle s'impose progressivement. Il s'agit d'un mode d'achat où vous essayez de décrire le mieux possible la fonction que le produit ou la solution doit remplir pour vous en tant qu'utilisateur. Que doit-il faire exactement ? Nous allons donc décrire de manière beaucoup plus détaillée comment ce besoin doit être comblé. Examinons quelques exemples d'achats.
Exemples d'achats fonctionnels
Eclairage
Ne dites pas "nous voulons x appareils d'éclairage avec x ampoules supplémentaires que nous pouvons remplacer nous-mêmes", mais "nous voulons x heures de lumière par jour avec au moins x lumens et avec des options de comptage intelligent qui nous permettront de réduire nos factures d'énergie d'un certain pourcentage". Schiphol a placé 3 000 écrans dans un modèle circulaire, où le fournisseur reste le propriétaire.
Moquette
Pour le revêtement de sol des immeubles de bureaux, on ne dit plus "je cherche x mètres carrés de moquette" mais "un revêtement de sol acoustique, purificateur d'air, efficace à l'entretien et réparé par le prestataire de services en vue de sa prochaine utilisation recyclée".
Le VVSG, par exemple, utilise flooring-as-a-service dans son nouvel immeuble de bureaux à Bruxelles.
Les postes de travail
Ici aussi on n'impose plus des nombres et des types de tables et de chaises mais plutôt que le poste de travail "doit être ergonomique, qu'il y a cent employés pour 400 m² avec un taux d'occupation de 70%". Zit-Sta est un exemple de fournisseur de lieux de travail circulaires.
Moins simple pour les fournisseurs, mais plus de liberté
Une description fonctionnelle est en fait l'exact opposé d'une spécification technique détaillée. On pourrait s'attendre à ce que le nouveau mode de passation des marchés soit encore plus détaillé, mais une telle spécification fonctionnelle peut simplement être très générale, courte et précise. Ce faisant, le client se fie également davantage aux connaissances et au jugement du prestataire.
Cela ne facilite pas l'exercice et la tarification pour les prestataires, mais cette liberté supplémentaire est une bonne chose. Le processus d'achat sera beaucoup moins rigide en 2022.
4 changements du point de vue de l'acheteur
Au cours des deux dernières années, le processus d'achat classique a donc évolué de manière presque imperceptible. Voici les 3 autres grandes tendances, outre le passage à la spécification fonctionnelle:
- Passer de la propriété à l’utilisation
- Passage du prix au coût total
- Passage du linéaire au circulaire
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