Waarom flexibele verloning en ICT onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn?

De toekomst van de ICT-vloot is mobiel. Homeworking is niet langer de uitzondering, maar wordt steeds meer de regel. En medewerkers verwachten thuis hetzelfde comfort als op kantoor. Denk hierbij aan een tweede scherm, een koptelefoon, ergonomisch meubilair, materiaal dat steeds meer in flexibele verloningen verschijnt.

Voor bedrijven die zich afvragen hoe ze hun verloningspakket moeten samenstellen: weet dat de huidige generatie onmiskenbaar ICT-materiaal naar de kop van het peloton duwt.

Het mag dus duidelijk zijn dat de aanschaf van computermateriaal via een cafetariaplan steeds populairder wordt. Progressieve bedrijven integreren daarom best ICT in hun flexibel beloningspakket.

Lesley Arens - founder Podcast ZigZagHR : Het feit dat we op het werk gewoon niet kunnen kiezen welk toestel we gebruiken om op te werken, dat zorgt voor heel veel frustratie. Het beste recept dat momenteel bestaat daarvoor, is een cafetariaplan. Een gepersonaliseerd salarispakket waarbij de werknemer het flexibele deel van zijn of haar brutosalaris gebruikt om een keuze te maken uit de waaier van voordelen die de werkgever dan aanbiedt. Kers op de taart is de integratie van de Employee Choice.

Op een krappe arbeidsmarkt richt het talent zich op organisaties die meer salarisflexibiliteit bieden. Zo zien we bijvoorbeeld dat medewerkers in 49 % van de organisaties vandaag smartphones zelf kunnen kiezen.

En die keuzevrijheid is vaak ingebed in een cafetariaplan. Cafetariaplan, al dan niet versterkt met dat Employee Choice-budget, is vandaag eigenlijk de meest efficiënte en fiscaal meest interessante oplossing.

Nu, daar ga ik dan ook van uit dat IT & HR echt wel moeten samenwerken in dit verhaal. Hoe zie je dat dan concreet ?

Ciska Schrooten, Business Development Products and Solutions bij Econocom Belux : Ik denk dat, inderdaad: HR staat voor toch wel een monstertaak vandaag. De arbeidsmarkt is, ja, competitief. Zij staan voor de uitdaging, maar vandaag is het wel vaak IT die de beslissingen neemt. En zegt van “kijk, dat zijn de devices en dat is voldoende. Dat zijn de juiste specs.” Maar daar niet gaan bekijken vanuit dat menselijk oogpunt of het oogpunt van hoe zorgen wij voor die werknemers.

Lesley Arens : Op die krappe arbeidsmarkt. Ja.

Ze hebben eindelijk een andere agenda. Er is een belangrijke rol voor HR weggelegd als influencer naar IT. Dat ga ik zeker onthouden als één van de kernboodschappen.

Ciska Schrooten : Ja, inderdaad. Maar het is wel zo dat HR dit nodig heeft. In die zin denken wij zeker en vast dat zij moeten samenwerken. Ik denk dat het heel belangrijk is dat zij duidelijk maken van “daar willen wij naartoe”. En daar met hun misschien zelfs samen over nadenken.

Lesley Arens : Meer dan 60 % van de millennials geeft de voorkeur aan hightech voordelen op het werk boven ‘lowtech’. Met ‘lowtech’ bedoelen we dan een pingpongtafel, gratis lunch en zo. Dat lijkt mij alvast een zeer belangrijke reden om daar als organisatie ook effectief op in te zetten. Devices worden dan een motiverende factor, mag ik dat zo stellen?

Ciska Schrooten : Vroeger was het heel leuk: we krijgen een firmawagen! Maar een aantal jongeren vandaag hechten daar minder belang aan: die zeggen “oké, ik leef in een stad”. En dan is die auto bijvoorbeeld minder van belang.

Dus hoe gaan we dan zorgen dat ze wel gemotiveerd zijn. En hoe kunnen we daar tegemoetkomen? Daar kan IT ook wel echt een rol spelen. Want ze vinden het wél belangrijk dat het toestel waar ze dagelijks mee bellen, de mensen waar ze mee werken, de laptop of de iPad, dat die van goede kwaliteit zijn en dat het is wat zij eigenlijk nodig hebben.

Niels Schoofs, Presales Econocom Belux : Je maakt daar juist al het bruggetje met vroeger vonden het heel leuk dat we een firmawagen kregen. Vroeger was het: we kiezen een bepaald model in een bepaalde kleur, met een set aantal vaste opties. En iedereen gaat die krijgen. Wat wij eigenlijk hier vandaag willen komen zeggen, is:

Employee Choice rond een corporate device is eigenlijk wat 90 %, misschien zelfs meer van de bedrijven vandaag met een bedrijfswagen doet. Wij krijgen vandaag een budget. We hebben ook gewoon een catalogus met merken. En ik mag daar een model gaan kiezen zolang dat maar binnen mijn budget zit.

Lesley Arens : In de afgelopen twee jaar hebben bedrijven wereldwijd sowieso gigantische stappen gezet op het gebied van aanwenden van devices, dagelijks gebruik ervan stimuleren, zowel privé als beroeps. Ik vraag me dan ook af of dit evengoed werkt in bedrijven waar niet alleen deskworkers zijn maar ook bijvoorbeeld mensen op de fabrieksvloer of fieldworkers, mensen die in een ziekenhuis werken. Hoe zit dat daar ?
 

Ciska Schrooten :Bijvoorbeeld in een ziekenhuis: wat je perfect zou kunnen doen, is ook een Employee Choice of een soortgelijk iets opstarten. Je kan dan de vraag stellen … Wat wij vandaag bijvoorbeeld zien, is een verpleegkundige zou perfect met een iPhone die ze ook thuis gebruikt, in haar zak kunnen lopen. Maar dan is de vraag: ja maar, hola, daar komen patiëntgegevens. Maar je kan dat perfect zó opzetten dat zodra de verpleegster de werkvloer verlaat (buiten het ziekenhuis), dat die toegang weg is.

Zij kan thuis die iPhone gebruiken zoals iedereen die iPhone kan gebruiken. Dus dat zou eigenlijk voor een ziekenhuis ook kunnen zijn. Ik denk wel dat dit iets is waar we zeker naartoe moeten evolueren, want die mensen gebruiken ook elke dag hun device. Dat zijn dan misschien meer de mobiele devices. Ze zitten meer achter een laptop maar dat kan net zo goed een tablet zijn.

Lesley Arens : Het opnemen van ICT in het flexibel verloningspakket, dat wordt populairder maar ik zie heel wat uitdagingen bij IT. Veiligheid (bv. die data):

Hoe zorg je er dan bijvoorbeeld voor dat als medewerkers aangeworven worden, dat alles geregeld is maar ook dat als medewerkers vertrekken, dat óók alles geregeld is. Of als een toestel beschadigd wordt, of iemand die langdurig ziek is, hoe zit dat dan ?

Niels Schoofs : Alles heeft natuurlijk te maken met processen die je ingeregeld hebt in een organisatie, om daarmee om te gaan. Want eigenlijk, de manier waarop we organisaties willen ondersteunen in het aanbieden van die devices, is dat we eigenlijk vanuit de insteek vertrekken dat we alles over het internet kunnen gaan uitrollen en kunnen gaan beheren.

En dan maakt het niet meer uit of dat device nu voor of achter de firewall van het bedrijf zit.

Dus bestaande processen waarbij in een aanwervingsproces besloten wordt om een bepaalde persoon te gaan aanwerven: de startdatum wordt samen bepaald. Alle organisaties hebben vandaag wel een bepaald proces waarin er dan een notificatie naar de IT-dienst gaat, of de helpdesk, die zegt: we hebben iemand aangeworven; er moet een toestel klaarliggen. Hetgeen wat we nu misschien gaan doen, of wat we nu bedrijven veel zien doen omwille van hybride werken en meer remote, is dat die notificatie vertrekt naar IT maar dat er bijvoorbeeld achterliggend een koeriersbedrijf ingeschakeld wordt om een toestel bij iemand thuis af te leveren.

Waar dan een volledige ervaring rond gebouwd wordt, om iemand op die manier te gaan onboarden. Een leuk voorbeeld is dat er een grote doos gemaakt wordt in de kleuren van het bedrijf. En er zit dan onder andere de laptop en de smartphone in, en een welkomstgift. Maar dat zijn processen die vandaag al bestaan. Waar we gewoon over de logistieke impact even moeten gaan nadenken (waar Econocom voor een heel groot stuk kan ‘ontzorgen’).

We kunnen bijvoorbeeld zeggen: we gaan die notificatie niet naar IT laten gaan maar we gaan die notificatie naar Econocom laten gaan. En wij sturen een toestel uit naar de werknemer thuis of naar het bedrijf.

Dus daar kunnen we perfect op inspelen. Hetzelfde met offboarding natuurlijk.

Als we naar een Employee Choice-verhaal gaan, moeten we natuurlijk gaan ontdubbelen. Een Windows device is niet 100 % hetzelfde als een Mac device en een Android telefoon is niet 100 % hetzelfde als een iPhone. Ook daar ondersteunen wij organisaties natuurlijk. We gaan samen met jullie, in functie van hetgeen jullie willen bereiken, de juiste keuzes maken: naar beheerstools, naar bruikleen-overeenkomsten, en dat we zelfs adviezen kunnen geven, naar de software die je moet gebruiken. Hoe gaan we security aanpakken. Die zaken kunnen we zeker mee gaan ondersteunen. Als bijvoorbeeld om een dringende reden afscheid genomen moet worden van een werknemer, zijn er ook methodes waarbij we eigenlijk instant gewoon toegang tot alles kunnen gaan neerzetten en alles kunnen gaan blokkeren, om het lek op risico's of datalekken te gaan mitigeren.

Met een cafetariaplan geef je medewerkers de mogelijkheid om een deel van hun salaris, vakantiegeld of bonus te gaan besteden aan een aantal extralegale voordelen (vakantiedagen, pensioensparen, bijkomende verzekeringen, een iPad of iPhone).