CIRCULAIR RENOVATIEPROJECT BIJ VVSG MET AS A SERVICE

Begin 2019 verhuisden VVSG, OVSG en GSD V naar Huis Madou, het nieuwe ‘hart van steden en gemeenten’ in Brussel. Dit gebouw functioneert als open ontmoetingsplek, een plek om samen te werken, om deskundige informatie te verkrijgen, of ervaringen te delen. Het werd een circulair renovatieproject, waarbij geëxperimenteerd werd met as-a-service als circulair business model.

VVSG, OVSG en GSD-V werken reeds geruime tijd rond de 17 duurzaamheidsdoelstellingen (SDGs). Vanuit deze bestaande ‘mindset’ rond duurzaamheid en circulariteit was het voor VVSG, OVSG en GSD-V (hierna samengebracht onder één naam : “VVSG”) een evidentie om te opteren voor een circulair bouwproject. VVSG wenste op het vlak van circulariteit het goede voorbeeld te geven voor haar leden, de lokale besturen. Door zelf in as-a-service business modellen te stappen, en dus in te zetten op gebruik in plaats van bezit, wensten ze de lokale besturen te inspireren en te overtuigen van de daadwerkelijke mogelijkheden.

De VVSG aankopers wisten bij het uitschrijven van de opdracht dat het om pionierswerk zou gaan. Er werd geopteerd voor één gedetailleerd bestek voor de volledige renovatie van het gebouw, met afzonderlijke loten voor de renovatie, voor de verlichting, voor de tapijttegels, etc. In het bestek werd circulariteit en as-a-service expliciet als vereiste opgenomen.

1. Het voorbeeld van vloerbedekking: hoe werd as-a-service gedefinieerd in het lastenboek?
2. Werd er dan aanbesteed vanuit technische specificaties of eerder vanuit functionaliteiten?
3. En hoe werd as-a-service dan in het bestek omschreven?
4. Financiering “As-A-Service”
5. Maar as-a-service is niet voldoende voor een circulaire oplossing
6. Welke zijn de leerlessen voor de leverancier(s)?
7. Welke zijn de leerlessen – welke aspecten verdienen aandacht vanuit het standpunt van de klant?

Voorwerp van de opdracht

Het voorwerp van deze opdracht omvat:

• het verwijderen en recycleren van bestaande tapijttegels
• het gebruiksklaar maken van de ondergrond
• het leveren en plaatsen van nieuwe tapijtegels
• het financieren volgens een “As A Service”-formule (alle voorwerpen inbegrepen)
• het onderhouden van de tapijttegels volgens vereisten
• het ter beschikking stellen van de tapijttegels aan de fabrikant na afloop van het contract met het oog op recyclage

Gunningscriteria

De gunningscriteria hadden niet enkel aandacht voor prijs; er werd ook rekening gehouden met milieu-aspecten en met as-a-service als financieringsmodel. De aanbestedende overheid beoordeelde op basis van de volgende criteria:

• Prijs (40 punten)
• Financieringsmodel (10 punten)
• Technische eigenschappen van de tapijttegels (10 punten)
• Eigenschappen m.b.t. milieu (10 punten)
• Eigenschappen tapijttegels m.b.t. welzijn (15 punten)
• Onderhoud tapijttegels (15 punten)

Hieronder een overzicht:

• Minimale technische eigenschappen
• Minimale functionele kernmerken – bijvoorbeeld: rolstoelbestendigheid, geschikt voor vloerverwarming, slipweerstand
• Minimale akoestische kenmerken
• Esthetische kenmerken : over de jaren vlekkeloos blijven
• Milieu- en ecologische kenmerken

In het bestek werd expliciet verwezen naar de as-a-service formule op volgende manier:

Het aanbieden van "flooring As A Service" in het kader van de circulaire economie, zijnde het verwijderen en recycleren van de bestaande tapijttegels volgens bijhorende criteria. De aannemer verbindt zich ertoe de vloer te voorzien volgens de bijgevoegde specificaties, plannen en beschrijvingen en engageert zich toe dat de leveranciers van de nieuw te plaatsen tapijttegels een "FAAS-contract'  (Flooring as a Service) aanbiedt (aan de opdrachtgever) op basis van de bijhorende criteria. De totale vergoeding 'Flooring as-a-service' over de vooropgestelde periode van 9 jaar wordt opgenomen in de lijst der werken en bepaalt mede de rangschikken van de offertes

Na afloop van de overeenkomst dient de aanbestedende dienst de tapijttegels ter beschikking te stellen (op paletten gestapeld) van de financieringsmaatschappij waarbij de fabrikant, in het kader van de circulaire economie, de tapijttegels kan ophalen met de garantie op recyclage (in beheer van de fabrikant).

De looptijd van deze opdracht bedraagt 9 jaar. De inschrijver geeft een forfaitaire prijs per m² per maand voor de totale inhoud van deze opdracht

Belangrijk in dit soort dossiers is de rol van een integrator.

Er zijn immers 5 partijen die gecoördineerd moeten samenwerken:

1. de leverancier producent van de nieuwe tapijten, die ook de verantwoordelijkheid neemt om na 9 jaar deze tapijttegels terug te nemen en te recycleren
2. de plaatster die zowel voor de verwijdering van de oude tegels als voor de plaatsing van de nieuwe tegels zorgt,
3. het bedrijf dat voor het jaarlijks diep onderhoud (“deep cleaning”) zorgt,
4. een nog te definiëren speler die na 9 jaar de “nieuwe” tegels verwijdert,
5. en de financiële partner.

KERNCIJFERS

• Nieuwe tapijttegels : 2.438,74 m²
• Aantal medewerkers VVSG, OVSG, GSD-V: 320, waarvan 220 Brusselwerkers
• 6 werkplekken voor 10 werknemers (werkplekratio: 60%)

Een oplossing is pas circulair indien in de keten wordt samengewerkt om grondstoffen over het hele levenscyclus optimaal te beheren. Er werden dus ook eisen opgelegd op vlak van de duurzaamheid van de vloerbekleding zelf, nl. het materiaal moet o.a. bestaan uit garen gemaakt uit 100% geregenereerd materiaal (BCF Polyamide 6 Econyl). De rug mocht geen PVC noch bitumen bevatten en moest ten minste 70% Cradle to Cradle positief gedefinieerd gerecycled materiaal bevatten. Bovendien diende de vloerbekleding Cradle to Cradle Silver Certified te zijn. Ook werd het onderhouden van de tapijttegels met milieuvriendelijke producten als vereiste vooropgesteld

Lees ook hoe device-as-a-service een alternatief is t.o.v. de klassieke aankoopmodellen >>

Doe niet alles zelf; werk samen met specialisten;

• Neem niet alles op eigen balans;
• Besteed het financieel beheer uit: facturatie, debiteurenrisico, debiteurenbeheer;
• Weet dat eigendom tijdelijk kan worden overgedragen en op het einde kan worden teruggenomen, zodat u zelf aan het einde van de contractuele levensduur controle houdt over het 2de leven.

De ervaringsdeskundigen geven graag een aantal leerlessen en aanbevelingen mee:

• Laat u goed informeren bij uw projectomschrijving. Bezoek projecten. Ga ter plaatse kijken om naast het duurzame, circulaire ook op kwaliteit en uitstraling te kunnen beoordelen.
• Zorg los van uw architect ook voor een goede projectcoördinator, die van alle markten thuis is. Vooraf voldoende nadenken is primordiaal voor het project-management. Dit helpt project-vertraging te vermijden.
• Investeer in communicatie. Neem uw medewerkers mee in het volledige proces. Licht toe waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn. Dit zorgt voor betrokkenheid. Luister naar hun vooroordelen, om ze te kunnen doorbreken.
• Doe een beroep op experten. Zeker ook op het vlak van het boekhoudkundige, het financiële. VVSG kond weliswaar vertrekken vanuit een voorbeeldbestek, maar algauw bleek dat ze toch extra advies en ondersteuning nodig hadden.
• Niet nadenken, maar voordenken is een ‘must’. Belangrijk is om goed geïnformeerd te zijn en alle mogelijkheden te kennen. Anders bots je op moeilijkheden bij de projectdefinitie. VVSG had bepaalde zaken wel benoemd maar de gevolgen soms onvoldoende in het proces ingecalculeerd.
• Laat je niet totaal vastpinnen in traditionele denkschema’s. Durf het gevecht aan te gaan met de centrale administratie. De huidige regels op het vlak van financiering van overheden (budgetten, subsidies) promoten eerder CAPEX dan OPEX. Dit werkt in het kader van de circulaire economie te beperkend

LEES OOK:  Het financiële aspect en de business modellen rondom circulaire economie >>

Customer testimonial:  VVSG, OVSG, GSD-V, voortrekkers in circulaire kantoorrenovatie